Обмен документами между Битрикс24 и сервисом ЭДО "IDOСS"

Краткая информация о заказчике.

Компания «Даркан Дала» с 2012 года работает на сельскохозяйственном рынке Казахстана. Придерживаясь самых высоких стандартов, за это время из трейдинговой компании выросла до агрохимической компании с различными видами деятельности: цифровизация полей, автоматизированный отбор проб почв, проведение агрохимических обследований на самом современном лабораторном оборудовании, разработка систем питания индивидуально каждому клиенту и поставка различных улобрений отечественного и импортного производства.

С какими задачами к нам пришел заказчик?

Компания активно работает на сельскохозяйственном рынке Казахстана и имеет оченьь обширную базу клиентов. Практически все поставки и оказываемые компанией услуги проводятся в рамках заключаемых Договоров. В рамках цифровизации заключения и подписания Договоров с контрагентами заказчик использует сервис электронного документооборота (ЭДО) IDOCS. А для цифрового управления рабочими процессами и внутреннего документооборота использует Битрикс24. Проблема возникла, так сказать, «на стыке» этих двух систем, а именно: после цифрового согласования и подписания Договора с контрагентом в сервисе IDOCS, менеджерам, ответственным за этот процесс, приходилось в ручном формате выгружать документ, затем загружать его в Битрикс24 для архивирования. Это было крайне неудобно и отнимало много времени, поскольку таких документов очень много, особенно в пиковые сезонные месяцы.

Задача заключалась в следующем:

• разработать механизм обмена данными между Битрикс24 и сервисом IDOCS;
• разработать удобный формат хранения Договоров по требуемым условиям;
• автоматическая выгрузка данных из IDOCSс автоархивацией;

Процесс внедрения, особенности проекта.

Данный проект имел ряд особенностей:

• сервис IDOCS имел API, но документация была неактуальной;
• в силу особенностей работы внешнего сервиса требовался промежуточный хаб для обмена данными;

Прежде чем предложить заказчику решение данной задачи, нами было сделано следующее:

• провели изучение документации по API IDOCS
• провели тестовое моделирование обмена на специально созданном для этого стенде;
• разработали и согласовали с заказчиком техническое задание на внедрение;

По итогу проведенного изучения и тестирования было предложено следующее:

• разработать приложения для Битрикс24 по обмену документами с сервисом IDOCX
• в CRM.Битрикс24 создать «воронку» для загрузки документов;
• создать Реестр Договоров для удобной работы и архивации документов по заданным параметрам;
• подготовить видео-инструкции для пользователей портала.

Работа с решением. Достигнутые результаты.

Все задачи были реализованы на «облачном» портале Битрикс24. По итогу внедрения были достигнуты следующие результаты:

• создание приложения для автоматической выгрузки подписанных с контрагентами документов на портал Битрикс24;

• создан удобный Реестр Договоров;

• автоархивация в Битрикс24 подписанных документов;

• автоматизация всех рутинных операций выгрузки/загрузки Договоров;

Преимущества от внедрения.

1. Весь процесс  загрузки документа Договор на портал занимает 8 секунд против 20-30 мин, которые тратил менеджер на данный процесс.
2. Удобный поиск требуемого Договора по предопределенному фильтру.
3. Автоматизация рутинного процесса, экономия времени сотрудников.
4. Почти 100% ликвидация ошибок человеческого фактора, возникавших при выполнении загрузки в ручном формате.
5. Удобный архив хранения Договоров в разрезе контрагентов непосредственно в Битрикс24.

Официальная публикация проекта на сайте 1С-Битрикс здесь

Закажите внедрение CRM прямо сейчас!